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    公司合同檔案管理辦法-推薦

    分類:業內新聞 257

    公司合同檔案管理辦法-推薦

    逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化,,為進一步規范合同文檔管理工作,提高合同管理水平,特制定本辦法。


    一、合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議、合同文本。
    二、合同檔案管理原則

    1、辦公室應指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔,并負責監督指導各部門的合同管理工作。

    2、合同檔案實行公司辦公室集中統一管理,以確保檔案的完整、完全和有效利用。

    3、需以公司名義訂立各種履約性質的協議、文件的部門,為合同承辦部門,承辦部門應根據合同項目需要指定承辦人,試用期內員工不得作承辦人。
    三、合同檔案管理-合同文檔的管理辦法

    1、合同文檔以部門名稱結合簽署日期年月份進行分類編號。

    2、合同編號規則:承辦部門名稱首字母-合同簽署年、月份(6位)-順序號(3位)。

    3、公司分管領導對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行監督。

    4、合同管理實行承辦部門負責制度,承辦部門對合同訂立、履行全過程負全部責任。承辦部門負責人為第一責任人,承辦人為直接責任人。

    5、公司內各職能部門一律不得以個人名義對外發出要約,作出承諾,簽訂合同或具有履約性質的書面文件。

    6、辦公室要加強對合同檔案的統計工作,要以原始記錄為依據,編制合同統計清單,以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。

    7、合同承辦部門和財務部應分別建立合同臺賬,實行履行跟蹤報告責任制,合同履行及原始資料必須由辦公室保管,承辦部門只留存復印件。

    8、可以保存的合同文檔每年清理核對N次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時處理,并追究相關人員責任;對超過x年以上的已履行完畢的合同協議,由辦公室、財務部甄別并予以歸案。

    9、部門員工可到辦公室查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,須進行登記,由辦公室辦理相關借閱手續,以復印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

    10、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料,違者視情節予以處罰。

    11、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保合同文檔的安全。

    12、合同文檔的密級為機密,任何人不得擅自將合同對外公開,違者視情節予以處罰。

    13、已簽署的合同應明確支付方式及付款時間,并交予財務部及時催、付款。
    四、合同檔案管理-合同文檔的移交

    1、各部門在正式簽署合同后,須在一周內將合同正本原件移交辦公室存檔。

    2、合同文檔移交時,必須編制合同移交清單并當面清點。以雙方簽字認可后方可完成交接手續。

    3、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整,必須層次分明,符合其形成規律。倘若合同發生變更,則合同編號不予改變。
    五、合同檔案管理-合同臺賬管理

    1、以公司名義簽訂的合同,均應由合同經辦部門建立合同臺賬,并同時向辦公室備案,涉及到款項收付的還應同時向財務部備案。備案是指合同經辦人將合同臺賬、經辦人簽字確認無誤的合同提交相關部門。

    2、合同經辦人員及部門應在合同簽訂生效后x日內建立合同臺賬并按規定履行備案、移交手續。

    3、合同臺賬采用表格式,一份合同填寫一張表格,建立一份檔案。

    4、合同臺帳應包括以下內容:

    1)合同名稱;

    2)合同主體;

    3)合同內容(主要包括合同總價款、付款方式、付款時間、違約責任、糾紛解決方式、對方聯系人及聯系方式及其他須注明的事項);

    4)合同履行情況(合同履行的進度、合同履行完畢的時間);

    5)備注(有無違約、爭議、訴訟、合同變更、無效、所附資料等情況)

    6)其他應當記載的重要內容。

    5、合同臺賬應附以下資料:

    1)合同文本;

    2)對方加蓋公章的企業法人營業執照等對方應提供的資料的復印件;自然人身份證復印件;

    3)對方委托代理人授權委托書及代理人身份證明;

    4)補充合同、會議紀要、往來函電;

    5)其他與合同有關的重要資料。

    6、合同臺賬管理人員、辦公室合同管理人員、財務人員,有權對備案合同及所附資料進行審查,發現程序不符、內容有誤或資料不全等問題時,應及時要求合同經辦人員采取措施予以糾正或補充資料,以保證合同的簽訂和履行合法有效

    7、合同履行過程中發生變更、中止等情形的,合同經辦人應及時在合同臺賬表備注欄中予以注明,并報辦公室備案。如涉及到合同價款收付條款變更,同時報財務部備案。

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