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    企業合同編號的編制方法

    分類:業內新聞 369

    企業合同編號的編制方法

    一、合同檔案管理原則(留存、查詢)

    1、合同檔案相關資料應及時根據編號規則進行編號入檔,至少留存一份原件交由合同商務部妥善保存。

    2、合同資料的保管應注意確保合同資料的完整、齊全,提高合同的有效利用。

    二、合同編號規則(舉例 合同編號分四級進行編號):

    1、第一級為:本公司縮寫“HZHC”

    2、第二級為:合同檔案簽訂的年份。如:202109

    3、第三級為:相關合同內容分類縮寫

    包括

    SG-施工、SB-設備、BG-辦公設備、DH-訂貨、RJ-軟件服務、QD-清單、WB-外包、FW-法務、QT-其他。如另有超出現有分類縮寫的合同文檔類型再進行新分類縮寫的添加。

    4、第四級為:每個年度內所簽訂合同的順序號。(如:這個是9月RJ的第5個合同)

    三、合同文檔電子版的管理(方便 快捷):

    1、按每一具體項目進行合同文本保存的分類工作,同一項目內的合同檔案資料放入同一合同文本中。

    2、建立合同統計表,按合同編號順序排列

    3、建立合同支付情況臺帳登記表,每個月初根據財務部的上月支付情況表,詳盡記錄合同的實際收支情況,標識合同執行進度。

    4、建立本部門合同收發登記表,對合同文本的實際收發情況執行人進行簽字登記,以規范合同文檔的收發記錄管理

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